Tvorba spisového řádu

Spisový řád je velmi důležitou směrnicí pro všechny původce, neboť přesně konkretizuje všechny etapy výkonu spisové služby. Nezbytnou přílohou tohoto řádu je spisový a skartační plán, který je hierarchickou strukturou věcných skupin. Pomocí těchto skupin se třídí dokumenty dle svého obsahu. Spisový a skartační plán definuje pro každou věcnou skupinu skartační lhůtu, která musí odrážet zákonem danou dobu uložení dokumentu v rámci organizace. Stejná doba samozřejmě platí i pro osobní údaje, pokud jsou součástí daných dokumentů.

Spisový řád z pohledu GDPR

Jednou ze zásad zpracování osobních údajů je podle GDPR vytvoření a následné udržování odpovídající dokumentace všech procesů zpracování, ke kterým v organizaci dochází. Kvalita vnitřních směrnic se tak stává důležitou součástí zajištění souladu s GDPR. Proto je aktuálně kladen velký důraz na revize spisových řádů a spisových a skartačních plánů, aby odpovídaly platným předpisům a pravdivě popisovaly fungování organizace.

Jak spisový řád pro zákazníka tvoříme

Ilustrační obrázek

Problematika tvorby spisových řádů a spisových a skartačních plánů není jednoduchá. Právě proto přicházíme s nabídkou pomoci původcům s jejich revizí. V mnoha případech bývá směrnice vydána pouze formálně, aniž skutečně odráží pravý stav fungování organizace a správy dokumentů.

Nepřinášíme proto uživatelům jen obecnou šablonu spisového řádu, ale nabízíme pomoc s celým procesem revize této směrnice od zmapování stávající situace až po vytvoření nové směrnice.

Nezbytnou podmínkou správného vydání nové směrnice je školení všech zaměstnanců, které samozřejmě nabízíme také. Pokud z analýzy vyplynou nějaká doporučení týkající se možností zlepšení odborné správy dokumentů a souvisejících povinností, nabízíme též pomoc s jejich implementací.

Jak konkrétně postupujeme

  1. Přímo u zákazníka analyzujeme místní zvyklosti a reálné atributy vedení spisové služby.
  2. Porovnáme výstupy z analýzy se stávajícím spisovým řádem zákazníka.
  3. Zkontrolujeme stávající spisový plán.
  4. Sestavíme zcela nový spisový řád včetně všech povinných součástí a aktualizovaného spisového plánu.
  5. Navrhneme změnu procesů, které jsou v nové směrnici upraveny a neodpovídají stávající praxi.

Proč si nechat vytvořit spisový řád od nás

  • Není třeba dlouze studovat problematiku tvorby spisového řádu.
  • Není třeba ručně aktualizovat skartační režimy a lhůty ve spisovém plánu.
  • Zákazníkovi předáme spisový řád odpovídající přímo jeho organizaci včetně příloh.
  • Náš spisový plán obsahuje aktualizované skartační režimy a lhůty.
  • Zákazníkovi navrhneme změny procesů uvnitř organizace.

Objednávky a více informací

DMO Munis DVS OF ISSS