Nová povinnost se s IS Munis obrací ve výhodu

Od 1. ledna 2025 už musí všechny orgány veřejné moci – včetně městských a obecních úřadů – akceptovat digitální stejnopisy občanského průkazu uložené v aplikaci eDoklady. Postup vlastního ověření sestává z několika ne příliš složitých, ale přece jen určitý čas zabírajících kroků. Po jejich dokončení však můžete následně využít přenesené údaje v různých procesech – a obrátit tak novou povinnost ve výhodu, která mimo jiné snižuje riziko vzniku chyb.

Stručné shrnutí pravidel pro eDoklady

Aplikace eDoklady umožňuje občanům České republiky uložit digitální stejnopis občanského průkazu do mobilu a prokazovat se jím nejen v případech, kdy je toto prokázání vyžadováno zákonem, ale také v dalších případech souvisejících s výkonem působnosti orgánů veřejné moci. Není při tom rozlišováno, zda se jedná o místní či přenesenou působnost.

Po technické stránce jsou dvě možnosti procesu ověření:

• První možností je komunikace mezi dvěma mobilními telefony, která je vhodná v případě práce v terénu – např. u místních šetření, při nichž účastníci prokazují svoji totožnost.
• Druhou možností je ověřování pomocí webové aplikace, která je vhodná v případech „přepážkového“ ověření. Data přenesená do webové aplikace mohou být při vhodném nastavení využita, samozřejmě v souladu s princi ochrany osobních údajů, pro následné zjednodušení navazujících procesních kroků. Konkrétní příklady budou demonstrovány v druhé části tohoto příspěvku.

Postup ověření vždy sestává z inicializace vlastní komunikace, kterou zajišťuje vygenerovaný QR kód. Dále z výběru požadované sady údajů, jež odpovídá danému procesnímu kroku a v souladu s principem minimalizace zpracovávaných osobních údajů obsahuje pouze nutné údaje z občanského průkazu. Toto je také jedna ze stěžejních výhod procesu prokazování totožnosti uvedeným způsobem, že jsou předávány jen skutečně nutné údaje.

Po odsouhlasení prokazující osobou jsou vybrané údaje přeneseny do mobilní nebo webové aplikace ověřujícího. K celému procesu je vhodné dodat, že digitální stejnopis občanského průkazu oplývá stejnými vlastnostmi jako občanský průkaz v podobě plastové kartičky. Tedy jde o veřejnou listinu se shodnou platností a presumpcí správnosti údajů jí potvrzujících, jak také stanoví § 568 občanského zákoníku.

Vybrané procesy, v nichž lze data využít

Mezi případy, kdy je na městských a obecních úřadech prokázání totožnosti vyžadováno zákonem, lze počítat např. ověřování pravosti podpisu, ověřování shody opisu nebo kopie s listinou anebo vydání voličského průkazu. Posledně jmenovaný proces je ilustrován na Obr. 1, kde je také v posledním kroku demonstrováno řešení s použitím příslušného modulu informačního systému Munis. Modul Seznam obyvatel a volby je připraven přijmout data poskytnutá ověřující webovou aplikací a okamžitě vyhledat příslušného voliče a zahájit proces vydání voličského průkazu.

Obdobným způsobem je na příjem dat z eDokladu připraven také modul Legalizace a vidimace, který primárně slouží pro podporu ověřování pravosti podpisu a ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a umožňuje komfortní tisk ověřovacích doložek. Procesy ověřování s jeho podporou jsou tak velice efektivní a ve spojitosti s údaji předanými z eDokladů eliminují i riziko chybného zápisu.

Mohou však nastávat i případy, kdy prokázání občanským průkazem není přímo vyžadováno zákonem, ale vyplývá z výkonu působnosti. Proto je informační systém Munis připraven i v dalších modulech, jako je např. Pokladna. V praxi se ověřování totožnosti v pokladně týká zejména specifických případů výdajových dokladů, ale může být obecně využito ve všech případech, v nichž je toto prokázaní přípustné. Příklad využití eDokladů v Pokladně IS Munis ilustruje Obr. 2.

Všechny zmíněné příklady využití eDokladů v informačním systému Munis vycházejí z praxe úřadů, které ověřování zavedly dobrovolně ještě před koncem roku. V současné době přímé povinnosti akceptace eDokladů je můžete využít okamžitě, jakmile dojde k ověření. Není tedy třeba žádné složité nastavování na straně IS Munis. Jednoduše a rychle tak můžete otočit novou povinnost ve váš prospěch a využít ji tak, abyste nemuseli data získaná při ověření nikam přepisovat.