Aktuální vývoj v oblasti spisových služeb

Zákon o archivnictví a spisové službě byl naposledy novelizován v roce 2019 v souvislosti s přijetím zákona o zpracování osobních údajů a od té doby se pravidla pro vedení spisové služby alespoň chvíli neměnila. Avšak nyní se připravuje poměrně zásadní novelizace v podobě návrhu zákona v souvislosti s elektronizací postupů orgánů veřejné moci, známého pod zkratkou DEPO.

Asi nejvýraznější obecnou změnou z pohledu obcí je úprava § 63 odst. 3, který nově říká, že všichni veřejnoprávní původci vykonávají spisovou službu v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. To znamená, že už se pro veřejnoprávní původce nepřipouští jiný způsob vedení spisové služby než elektronický, a to tedy platí i pro všechny obce bez ohledu na jejich velikost či rozsah výkonu přenesené působnosti.

Vývoj z hlediska práva

V úvodu zmíněný návrh zákona v souvislosti s elektronizací postupů orgánů veřejné moci byl více než rok projednáván Poslaneckou sněmovnou a posléze schválen 5. března 2021. Avšak Senát jej vrátil s několika pozměňovacími návrhy, takže nyní je opět v Poslanecké sněmovně (stav k 11. květnu 2021). Nicméně i přesto lze o změnách v oblasti spisové služby hovořit již nyní, protože k článku CXXI tohoto návrhu zákona, který se zabývá změnou zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, senátoři neměli žádné připomínky.

Jak již bylo uvedeno, nejvýznamnější změnou z pohledu obcí je zrušení možnosti volby mezi listinnou a elektronickou spisovou službou a zavedení povinnosti vykonávat spisovou službu pouze v elektronické podobě v elektronických systémech spisové služby. Pro obce, které již dříve v návaznosti na zavedení datových schránek a následný rozvoj elektronických dokumentů přešly na tento způsob vedení spisové služby, jde vlastně jen o potvrzení, že jejich rozhodnutí bylo správné. Celkový vývoj informační společnosti a elektronizace veřejné správy se bez nástrojů, v nichž lze elektronické dokumenty efektivně evidovat, spravovat a uchovávat, neobejde. Vedení spisové služby v elektronické podobě určitě znamená zvýšení preciznosti a přesnosti evidence, ale přináší jako odměnu vyšší efektivitu, např. při vyhledávání dokumentů, a hlavně zajistí kvalitní uložení elektronických dokumentů v souladu s ustanovením § 3 odst. 5 archivního zákona, který požaduje zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorbu a správu metadat náležejících k těmto dokumentům v souladu s tímto zákonem a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase.

Ruku v ruce se změnou povinného způsobu vedení spisové služby jsou dále více vymezeny podmínky pro volbu příslušného elektronického nástroje spisové služby. Veřejnoprávní původci mohou využívat jen a pouze elektronické systémy spisové služby, které splňují požadavky archivního zákona, vyhlášky o podrobnostech výkonu spisové služby a národního standardu a u kterých je splnění těchto požadavků potvrzeno atestem. K detailům provádění atestace jsou do zákona vloženy hned čtyři nové paragrafy. Pro obce by povinnost zavedení spisové služby s patřičnou atestací měla platit až od 1. ledna 2025. Nicméně již nyní lze samozřejmě doporučit začít komunikovat s dodavatelem vašeho systému spisové služby a ověřit si, že se aktivně na příslušnou atestaci připravuje.

Všem uživatelům elektronické spisové služby Munis ERMS dáváme tímto na vědomí, že společnost Triada, která je tvůrcem a dodavatelem tohoto systému, sleduje vývoj všech předpisů, upravuje svůj produkt tak, aby byl s nimi v souladu, a jakmile budou schválená, platná a účinná pravidla pro příslušnou atestaci, tak podnikne všechny nezbytné kroky, aby pro svůj elektronický systém spisové služby Munis ERMS atestaci získala.

Možná o něco méně zásadní z globálního hlediska, avšak neméně důležitou z pohledu jednotlivých původců, kteří již vedou elektronickou spisovou službu, je změna v oblasti jmenného rejstříku. Povinnost jeho vedení vyplynula z novely archivního zákona v roce 2019 v souvislosti se změnami v oblasti ochrany osobních údajů. Stěžejní myšlenkou bylo usnadnění ochrany osobních údajů v rámci spisové služby a naplnění práv subjektů údajů plynoucích z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (známé pod zkratkou GDPR) tím, že se uložení osobních údajů centralizuje do jmenného rejstříku. Avšak konkrétní podoba aktuálně platné úpravy tuto povinnost dotáhla do extrému, který v praxi bývá mnohdy těžko realizovatelný. Nyní se ve jmenném rejstříku mají vést nejen údaje o všech případných odesílatelích a adresátech evidovaných dokumentů, ale také jiných osobách, jichž se dokumenty evidované v evidenční pomůcce týkají. Pracnost takové evidence například v případě peticí či podobných dokumentů vysoko převyšuje užitečnost výsledné centralizace osobních údajů na jednom místě.

Zmiňovaná novelizace archivního zákona naštěstí přináší úpravu této formulace tak, že se ve jmenném rejstříku povedou údaje o všech případných odesílatelích a adresátech evidovaných dokumentů a jiných osobách, jichž se dokumenty evidované v evidenční pomůcce týkají a u nichž původce shledal potřebu jejich vedení ve jmenném rejstříku. Bude tedy na rozhodnutí původce, potažmo konkrétního úředníka, zda kromě odesílatele a adresáta povede ve jmenném rejstříku i osobní údaje o dalších osobách, jichž se konkrétní dokument týká.

V této souvislosti bude jednoznačně nutné upravit spisový řád původce, aby pravidla pro tato rozhodnutí byla jasně určena. Jinými slovy, rozhodnutí o tom, zda se údaje o dalších osobách ve jmenném rejstříku povedou, nemůže být zcela volné a nekoordinované, ale musí podléhat pravidlům, které specifikuje původce (úřad) ve své směrnici v podobě spisového řádu. V této souvislosti připomeňme nabídku společnosti Triada, která pomáhá obcím s úpravami jejich spisových řádů tak, aby byly jak v souladu se všemi předpisy, tak s fungováním organizace. Tato služba kromě vytvoření spisového řádu také zajistí zmapování aktuálních potřeb úřadu v oblasti evidence dokumentů a často tak inspiruje ke zvýšení kvality výkonu činností úřadu v této oblasti.

Další změnou, která je součástí diskutovaného návrhu zákona a která dotváří celkový přístup k ukládání a uchovávání elektronických dokumentů a jejich odborné správě v elektronickém systému spisové služby, je rozšíření přílohy č. 2 archivního zákona. Tato příloha uvádí kategorie dokumentů, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie. Nově bude v této příloze uveden také transakční protokol, tento stěžejní prvek důvěryhodnosti elektronického systému spisové služby, což dále zvýrazňuje jeho důležitou funkci.

Citovaný návrh zákona v souvislosti s elektronizací postupů orgánů veřejné moci mění nejen výše uvedené body v archivním zákoně, ale celkově novelizuje dalších 168 předpisů. Jedná se tedy o významnou změnu, která navazuje na zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů. Globální účinnost navrhovaného zákona je stanovena na 1. února 2022, avšak s řadou výjimek s dřívější i pozdější platností. Například úprava jmenného rejstříku má pro svou závažnost a významný dopad na praxi vedení spisové služby zatím stanovenou účinnost již na 1. června letošního roku.

Pro uživatele informačního systému Munis připravuje společnost Triada pravidelné setkání uživatelů, na kterém vás seznámí se všemi podstatnými dopady této nové právní úpravy. Proto prosím sledujte stránky technické podpory společnosti Triada a příslušná upozornění, která jsou například dostupná hned ve vstupním bodě celého systému – v Panelu Munis (viz Obr. 1).

Obr. 1. Vstupní panel informačního systému Munis s aktuálními informacemi z podpory uživatelů
Obr. 1. Vstupní panel informačního systému Munis s aktuálními informacemi z podpory uživatelů

Vývoj z pohledu uživatelů

Určité období klidu v oblasti vývoje právního zakotvení spisové služby umožnilo zabývat se více zlepšením uživatelského komfortu a reflexí zkušeností z praxe s používáním elektronického systému spisové služby. Také v rámci rozvoje elektronického systému spisové služby Munis ERMS jsme se v poslední době výrazně soustředili na to, aby se vám se spisovou službou pracovalo lépe a efektivně. Je však třeba zdůraznit, že základem efektivních postupů je adekvátní nastavení, které musí odpovídat potřebám organizace. A tyto potřeby je nutné umět správně popsat, což úzce souvisí s kvalitou spisových řádů, z nichž by mělo nastavení elektronické spisové služby vycházet.

Kromě optimalizace jednotlivých formulářů a vybraných postupů v elektronické spisové službě Munis ERMS (viz např. Obr. 2) jsme do tohoto systému přidali v poslední době též několik nových funkcí souhrnně zastřešených jedním modulem nazvaným ERMS Automatizace. Jak už sám název napovídá, jedná se o modul, které podporuje rozšiřující funkce spisové služby umožňující zjednodušení některých procesů, jako je např. vstupní digitalizace dokumentů, přímé přijetí podání z portálu nebo zjednodušení procesu tvorby konceptů a posléze samozřejmě dokumentů a následného odesílání vazbou na konverzní službu České pošty.

Obr. 2. Komfortní tvorba konceptů (dokumentů) prostřednictvím šablon
Obr. 2. Komfortní tvorba konceptů (dokumentů) prostřednictvím šablon

Posledně jmenovaná funkcionalita v praxi znamená, že se netřeba zabývat při tvorbě dokumentů otázkou, zda adresát má či nemá datovou schránku. Dokument je vždy vytvořen v elektronické podobě, elektronicky podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem a časově orazítkován v souladu se zákonem č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. Následně při tvorbě zásilky je ověřena datová schránka adresáta. Pokud ji má, je mu v souladu s pravidly danými zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, do této schránky přednostně doručeno. Pokud ji nemá, je doručování realizováno prostřednictvím konverzní služby České pošty, což pro úřad znamená opět elektronické odeslání ale do speciální datové schránky České pošty (ilustrováno na Obr. 3). Ta dále přímo zajistí automatizovanou autorizovanou konverzi tohoto dokumentu podle zmíněného zákona č. 300/2008 Sb. do listinné podoby, zabalení do obálky a odeslání na adresu adresáta.

Obr. 3. Ukázka odeslání zásilek přes konverzní službu České pošty
Obr. 3. Ukázka odeslání zásilek přes konverzní službu České pošty

Podmínkou využití této nové služby je uzavření veřejnoprávní smlouvy o přenesení výkonu působnosti v oblasti doručování mezi orgánem veřejné moci a Českou poštou, jakožto kontaktním místem veřejné správy. Popsaným způsobem lze téměř eliminovat potřebu vytištění dokumentů. Zbydou jen případy osobních předání a dokumenty, jejichž povaha (např. díky materiálním přílohám, nebo velkému rozsahu) doručení datovou schránkou neumožňuje.

Všechny uvedené nové funkce a postupy přispívají k tomu, že elektronický způsob vedení spisové služby a její postavení jako páteřní agendy úřadu jsou ve výsledku přínosným nástrojem pro celé fungování organizace. Tím se opět vracíme na začátek tohoto článku k připravované změně zákona, jež by měla elektronický způsob vedení spisové služby pro veřejnoprávní původce určit jako jediný možný. Nahlíženo touto optikou se uvedená změna jeví jako velmi přínosná, neboť by mohla vést ke sjednocení a tím i ke zjednodušení pravidel vedení spisové služby všemi organizacemi veřejné správy.

DMO Munis DVS OF ISSS